6.1.1.  Создание и отправка документа

Для начала работы с документами необходимо в главном меню на боковой панели инструментов Личного кабинета выбрать сервис "ЭДО с контрагентами". В открывшемся окне отображается список документов, требующих внимания пользователя. Здесь отображается список документов, полученных от Контрагента или медиатора.

Для просмотра всех докуметов необходимо в главном меню боковой панели выбрать пункт Все. В результате откроется страница Все документы.
Основные области страницы:

• кнопки добавления документов;
• фильтр поиска документов;
• список документов в табличной форме.

Для добавления нового документа необходимо нажать кнопку Создать документ (Рисунок 1).
 

При активации кнопки Создать документ открывается окно Новый документ. Форма содержит в себе (Рисунок 2):

• Моя организация
• Получатель
• Раздел документ
• Вид подписи
• Номер документа
• Дата документа
• Прикрепленный документ
• Требуется подпись получателя
• Автоматическая рассылка об изменении статуса документа
• Сопроводительное письмо

Первоначально документ имеет статус Проект - отображается в правом верхнем углу формы.
Для создания документа в окне Новая на вкладке Основное необходимо указать:

• Организацию - выбор из списка организаций пользователя, от имени которой необходимо отправить документ;
• Получателя - обязательно для заполнения; при отсутствии в выпадающем списке нужного получателя, необходимо нажать Создать контрагента. В открывшемся окне заполнить данные Контрагента и сохранить, при успешном создании система уведомит всплывающем push-уведомлением в нижнем левом углу экрана (Рисунок 3) и создаст запись в Справочнике контрагентов [Подробнее>>];
   

• переключатель Автоматическая рассылка - по умолчанию активирован, для автоматического оповещения сторон документа об изменении статуса;
• переключателю Требуется подпись получателя - по умолчанию активирована;
• раздел - при изменении значения изменяется перечень полей для заполнения; по умолчанию установлено значение Договор;
• Вид подписи - выбор из выпадающего списка, возможные значения: ЭЦП, Документ подписан собственноручно и отсканирован.
• Номер документа - формируется системой автоматически (последовательно);
• Дата - по умолчанию установлена текущая дата, изменяется вручную с клавиатуры либо выбором из календаря по кнопке (Рисунок 4);
   

• область для добавления файлов - возможность перетащить файлы мышью либо выбрать файлы с диска на компьютере. Доступный формат загружаемых файлов зависит от значения, установленного в поле Вид подписи документа. Предпочтительным является формат - pdf. Добавленные файлы можно удалить/просмотреть(Рисунок 5).
   

Чтобы скачать загруженный файл нужно его открыть для просмотра и в внизу на панели управления нажать кнопку Скачать(Рисунок 6).
 

Если в поле Вид подписи документа установлено значение ЭЦП, то при загрузке файла отображаются кнопки Подготовить к подписи ЭЦП и Отправить без подписи (Рисунок 7).
 

Если в поле Вид подписи документа установлено значение Документ подписан собственноручно и отсканирован, то при загрузке файла отображается кнопка Подтвердить и отправить (Рисунок 8).
 

Прежде чем приступить к подписанию документов, необходимо:

• подготовить USB-устройство с персональным ключом ЭЦП. Если подписывать документы будет сотрудник компании, то необходимо убедиться, что он имеет право подписывать документы, чтобы создать файл цифровой подписи;
• установить на компьютер приложение для цифровой подписи документов сервиса МетаЭра, а также актуальную версию "Комплект Абонента АВЕСТ" («Криптопровайдер Avest CSP / Avest CSP Bel» ( AvCSP / AvCSPBEL) и "Персональный менеджер сертификатов АВЕСТ» (AvPCM)), т.к., согласно действующему законодательству, подпись документа должна осуществляться локально и только на конечном устройстве Пользователя.

Для непосредственного присвоения электронной подписи конкретному файлу, необходимо подготовить загруженные документы к ЭЦП, поместив их в специальное хранилище "пул подписи", нажав кнопку Подготовить к подписи ЭЦП.

При этом:

• документ изменит статус на Ожидает вашей ЭЦП (отображается справа на форме);

• откроется форма диалога (Рисунок 9), где:

  • кнопка Открыть приложение для подписи - открывает установленное на компьютере Пользователя приложение для цифровой подписи документов "Клиент МетаДокс" [Подробнее>>];
  • кнопка Вернуть из подписи - используется при необходимости вернуть документ из "пула подписи". Важно: если документ уже подготовлен к подписи Контрагентом, то вернуть документ из "пула подписи" нельзя.
     

После активации кнопки Открыть приложение для подписи, необходимо авторизоваться в приложении-подписчике, используя логин и пароль личного кабинета Пользователя экосистемы МетаЭра. Далее выбрать Организацию, от имени которой происходит подписание документа (Рисунок 10).
 

В списке документов отметить в чек-боксах те документы, которые требуется подписать (Рисунок 11).

Далее необходимо нажать кнопку **Подписать** (Рисунок 12).

Внимание!: Если контрагент не зарегистрирован в системе то ссылка на документ ему придёт на эл.почту.

Документ изменит статус на Подписан вами (отображается справа на форме).

В окне Новая на вкладке История отображается информация о движении документа.

В окне Новая на вкладке Файлы отображаются:

• прикрепленный файл;
• отсоединенная ЭЦП;
• результирующий документ с подтверждением подписи.

В случае если ваш контрагент не зарегистрирован в нашей системе, вы можете направить ему документ по электронной почте. Контрагент получит ссылку на наш сервис, и для просмотра документа ему необходимо будет перейти по кнопке Личный кабинет (Рисунок 13).
 

Получение документа не зарегистрированным пользователем

После нажатия на кнопку Личный кабинет откроется страница для регистрации (рисунок 14) [Подробнее>>].
Автоматически будут заполнены следующие поля:

• УНП организации
• Mail
• Пароль - автоматически сгенерированный системой.
• Реферальный код.
  Внимание!: В случае, если пароль, сгенерированный системой, не подходит вам, вы можете изменить его в соответствии с требованиями политики паролей:
• цифры – разрешены цифры от 0 до 9;
• заглавные буквы - разрешены буквы латинского алфавита;
• строчные буквы - разрешены буквы латинского алфавита.

После регистрации документ будет доступен в сервисе Договор, акт-сверки в разделе Входящие.

Прикрепление документа к договору

Для того чтобы отправить документ к договору активируем кнопку Новый документ слева от договора к которому хотите отправить документ, в табличной форме где отображаются документы (Рисунок 15).
 

Первоначально документ имеет статус Проект - отображается справа на форме.
Для создания документа в окне Новый документ(Проект) на вкладке Основное необходимо указать выбрать вид документа который будет прикреплен к договору из выпадающего списка(Рисунок 16).

Все остальные реквизиты заполняются автоматически.

Если создавать документы к договору через кнопку Создать документ, тогда все реквизиты вы заполняете вручную аналогично созданию документа(Рисунок 2). Только в поле Раздел документа из выпадающего списка выбираете Документы к договору.

Процесс подготовки к подписи и подписания ЭЦП нового документа Письмо аналогичен подписанию нового документа Новый документ (описано выше).
Вкладка История и Файлы на форме Документ к договору содержит аналогичную информация как и на форме Новая (описано выше).

После закрытия формы создания нового документа Пользователь возвращается на страницу Все документы.
Созданные документы будут отображаться в табличной форме с полями:

• Контрагент
• Вид документа
• Дата
• Номер документа
• Статус документа - содержит Статус и цветовой индикатор для наглядности
• УНП
• Документы к договору - содержит кнопку перехода для добавления при необходимости документов в раздел Документы к договору (открывает форму Письмо (Проект))
• Юрист/Суд - содержит кнопку перехода для добавления при необходимости документов в раздел Юрист/Суд (открывает форму Претензия (Проект))

Данные в табличной форме можно сортировать по возрастанию/убыванию с помощью стрелки возле наименования колонок.

Записи в табличной форме можно помечать с помощью чек-боксов вручную либо в шапке таблицы выбрать один из вариантов в выпадающем списке (Рисунок 17).
 

После активации хотя бы одного чек-бокса система отображает кнопки, для выполнения действий с помеченным документом (Рисунок 18).
 

Для фильтрации данных в табличной форме используется кнопка Параметры поиска (Рисунок 19). При активации кнопки, справа на форме отображается блок полей для настройки фильтрации. При вводе запроса в поисковой строке - поиск осуществляется по вхождению введенного запроса.
 

Для настройки количества отображаемых на одной странице записей в табличной форме используется кнопка внизу таблицы (Рисунок 20).
 

Для возврата в личный кабинет пользователя необходимо воспользоваться кнопкой Вернуться слева на информационной панели сервиса.

Для просмотра исходящих документов пользователя необходимо в главном меню боковой панели выбрать пункт Исходящие. В результате откроется страница Исходящие (Рисунок 21).
Основные области страницы:

• кнопка создания документов;
• фильтр поиска документов;
• список документов в табличной форме.
   

Работа с документами на странице Исходящие аналогична работе с документами на странице Все.

Для просмотра исходящих документов пользователя необходимо в главном меню боковой панели выбрать пункт Входящие. В результате откроется страница Входящие (Рисунок 22).
Основные области страницы:

• кнопка добавления документов;
• фильтр поиска документов;
• список документов в табличной форме.
   

Работа с документами на странице Входящие аналогична работе с документами на странице Все.